Nederlandse Ambassade te Brussel - Management Ondersteuner Cluster Politiek, Pers en Cultuur (Dutch only)

Please ask for approval from your teacher/lecturer before considering to do an internship!

Location: Brussels 

Time: february 2019 - august 2019

Hours: 22,5 hours per week 

Deadline: 14 September 2018


De Nederlandse Ambassade in België is op zoek naar een Management Ondersteuner voor het cluster Politiek, Pers en Cultuur (PPC). U kunt uw sollicitatie, met curriculum vitae, tot uiterlijk 14 september 2018 insturen.

Taken en resultaatgebieden

·       De managementondersteuner fungeert als eerste aanspreekpunt voor het netwerk en de relaties op het gebied politiek, pers en cultuur (PPC) en is de schakel naar de interne organisatie voor de externe omgeving;

·       Hij/zij coördineert zelfstandig informatiestromen, signaleert actiepunten en pakt die waar nodig op;

·       Hij/zij is verantwoordelijk voor telefoon- en agendabeheer en het beheren van de afdelingsmailbox, inclusief de daaruit voortvloeiende werkzaamheden, zoals het doorsturen van brieven, uitnodigingen en documenten van de Belgische en Nederlandse overheden aan de diverse belanghebbenden;

·       Hij/zij voert zelfstandig administratieve taken uit en onderhoudt/beheert adressenbestanden;

·       Hij/zij beantwoordt zelfstandig vragen m.b.t. cultuur en onderwijs, d.w.z. verstrekken van inlichtingen, toezenden van documentatie, geven van advies;

·       Hij/zij is verantwoordelijk voor het organiseren van bijeenkomsten (vergaderingen, lunches, diners) en (mede)organiseren van culturele evenementen;

·       Hij/zij houdt de culturele agenda bij en plaatst informatie op de website en scoialmedia kanalen.

Werkomgeving

In België wonen meer dan 150.000 Nederlanders. De buurlandrelatie Nederland – België is intensief en strekt zich uit over vrijwel alle beleidsterreinen. Door de recente ontwikkelingen in Europa is ook samenwerking in het kader van de EU en de Benelux intensiever dan ooit. België is een complex land vanwege de bevoegdheidsverdeling tussen de federale staat, de gewesten en gemeenschappen, de veelvoud aan regeringen en parlementen, en de zeer diverse politiek-bestuurlijke culturen.

Ambassade Brussel is een middelgrote post met een enthousiast en proactief team. Gezien de nabijheid van Nederland en de diversiteit in dossiers onderhoudt de post intensief contact met een groot aantal ministeries, provinciën en andere belanghebbenden in Nederland. De Ambassade is samen met de Permanente Vertegenwoordiging bij de EU gehuisvest nabij de EU-instellingen en kent naast de leiding van de post een economisch cluster, een cluster politiek, pers en cultuur en een consulaire medewerker, evenals een aantal attachés van vakdepartementen die ook werkzaam zijn voor de Permanente Vertegenwoordiging bij de EU. Daarnaast is een Consulaat-Generaal gehuisvest in Antwerpen en zijn er honoraire consuls in Gent en Luik. De Ambassade wordt samen met andere posten in het netwerk België ondersteund door Centrale Diensten Brussel.

Het cluster politiek, pers en cultuur bestaat uit een hoofd PPC (tevens plaatsvervangend ambassadeur), een raad voor justitie en veiligheid, twee collega’s belast met politieke zaken, een cultureel attaché, twee (deeltijd) managementondersteuners en twee stagiairs. Het cluster werkt nauw samen met de ambassadeur. De ambassade werkt als ‘one team’, er is dan ook veel contact tussen de verschillende clusters en de attachés.

Vereisten voor de functie

Een enthousiaste medewerker met aantoonbare interesse in Nederlandse politiek en cultuur. We zoeken iemand die representatief is, wil aanpakken, meedenken, en plezier haalt uit het op rolletjes laten lopen van het secretariaat. Zij/hij beschikt over goede communicatievaardigheden, levert kwaliteit, heeft een klantgerichte instelling en kan vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie.

Wij zoeken een flexibele en collegiale teamspeler, die goed kan functioneren binnen de complexe Belgische context. Bij gelegenheid vinden evenementen ook buiten kantooruren plaats. Dat vereist de bereidheid om ook dan acte de présence te geven. Daarnaast bestaat een achtervangrelatie met de andere managementondersteuners van het ambassadeteam, waardoor flexibele inzetbaarheid wordt verwacht.

Functiewaardering

Deze deeltijds functie (22,5 uur) is ingedeeld in functiegroep 6 bij de rechtspositieregeling voor lokaal in dienst genomen werknemers. In eerste instantie wordt een contract voor zes maanden aangeboden.

Kennis en vaardigheden

Werk- en denkniveau: MBO (+)

Ervaringsniveau: minimaal 2 jaar ervaring in secretarieel-administratieve en management ondersteunende taken;

Kennis

·       Kennis van en ervaring met het stroomlijnen van een secretariaat en het ondersteunen van een team;

·       Goede computervaardigheden, ervaring met sociale media, CMS en archiveringstechnieken;

·       Ervaring met het opstellen van correspondentie in het Nederlands, Frans en Engels;

·       Ervaring met het opstellen van overzichten, verslagen, nota's;

·       Ervaring in het organiseren en coördineren van evenementen;

·       Moedertaal Nederlands, goede actieve en passieve kennis van de Franse en Engelse taal.

Vaardigheden/competenties

·       Goede communicatieve en schriftelijke vaardigheden;

·       Proactieve houding;

·       Kwaliteitsgerichtheid en nauwkeurigheid;

·       Resultaatsgerichtheid;

·       Plannen en organiseren;

·       Stressbestendigheid;

·       Samenwerken;

·       Organisatiesensitiviteit;

·       Integriteit.


Stuur uw sollicitatie en cv uiterlijk 14 september 2018 naar aan bru-lok@minbuza.nl.

Voor informatie kunt u contact opnemen met Hanna Oosterbaan tel: +32491167229

Our sponsors